ABD’deki şirketiniz için ön muhasebe nasıl tutulur neleri vergiden düşebilirsiniz?
ABD’de kurduğunuz şirketinizin ön muhasebesini tutarken gelirlerinizi ve giderlerinizi çeşitli kategoriler altında toplamanız gerekir. İşletme gider kategorisi, işletme giderlerinizi sıralamanın ve gruplamanın bir yoludur. IRS, işletme giderini “bir ticaretin veya işin sürdürülmesinin maliyeti” olarak tanımlar.
Vergi döneminde işletme gider kategorilerinizi gözden geçirecek ve hangi maliyetleri düşebileceğinizi belirleyeceksiniz. Bir işletme giderinin vergi beyannamenizden düşülmesi için (ordinary and necessary) “olağan ve gerekli” olduğunu göstermeniz gerekir.
Peki IRS’in tanımına göre olağan ve gerekli (ordinary and necessary) harcama nedir?
“An ordinary expense is one that is common and accepted in your industry. A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your trade or business. An expense does not have to be indispensable to be considered necessary.”
Sektörünüzde yaygın ve kabul görmüş olan harcama olağandır. Gerekli harcama ise işletmenize faydalı ve uygun olan harcamadır. Bir harcamanın gerekli sayılması için vazgeçilmez olması şart değildir. Siz vergi beyanlarınızı verdiğinizde IRS tüm banka hareketlerinizi ve verdiğiniz beyanları otomatik olarak karşılaştırabilmekte ve tutarsızlık olduğunda, hatta tüm hesaplar tutsa bile açıklamasında kategorisinde miktarında mantık hataları olduğunda bunu otomatik olarak tespit edebiliyor. Yani yüzbinlerce firma var benim giderlerimi kim tek tek inceleyecek demeyin. Zaten kimsenin tek tek incelemesine gerek yok, her şey dijital ortama aktarılıyor ve sistemdeki algoritma eğer bir kurnazlık yaptıysanız bunu tespit ediyor.
Bu yazılanlar sizi korkutmasın eğer yaptığınız harcamaların gerçekten işinizle ilgili olduğunu düşünüyorsanız ve bunu açıklayabiliyorsanız. IRS’in radarına takılsanız bile gerekli açılamaları yapıp kanıtları sunduğunuz taktirde başınız belaya girmeyecektir.
Genel mantığı anlattığımıza göre gider kategorilerine bakalım ve örneklerle açıklayalım. Tabi ki burada yazılan kategoriler farklı sektörlerdeki farklı iş kollarını da kapsayabilmesi açısından geniş tutulmuştur. Burada verilen her başlığı kullanmak zorunda değilsiniz ve kullanmamalısınız. Yapmanız gereken şey yaptığınız harcamanın hangi kategoriye girdiğini belirlemek olacaktır.
ŞİRKET GİDER GÖSTERİLEBİLEN HARCAMA KATEGORİLERİ
Reklam ve Pazarlama (Advertising & Marketing): Promosyon harcamalarınız. Bunlar, kartvizitler, Google reklamları, Meta reklamları, Amazon ve Etsy içinde ürünlerinizi ön plana çıkarmak için yaptığınız reklamlar olabilir.
Web Sitesi Giderleri (Website Expenses): Sitenizi aktif tutmak için gereken alan adı ücretleri, web barındırma ve diğer maliyetler.
Sürekli Eğitim (Continuing Education): Yaptığınız işle ilgili konferanslar, eğitim giderleri ve diğer çalışanların eğitimi veya gelişimi. Eğitim için şehir dışına çıktığınızda seyahat ve yemek masraflarını ayrı ayrı kaydettiğinizden emin olun. Ayrıca Udemy,khan Academy, Linkedin gibi yerlerden, ya da çeşitli danışmanlardan aldığınız eğitimleri de vergiden düşebilirsiniz.
Amortisman Giderleri (Depreciation Costs): Ödeme ekipmanı, mobilya ve diğer makineler gibi amortismana tabi varlıkları satın aldığınız ilk yılda düşebilirsiniz. Eğer aldığınız makinenin fiyatı 7000USD üzerinde ise tamamını ilk yıl düşmek yerine birkaç yıla da yayabilirsiniz. E-ticaret ile uğraşıyorsanız alabileceğiniz çok fazla ekipman olmayacaktır. Laptop ve cep telefonu gider gösterilebilir ancak her sene yeni telefon almanız dikkat çekecektir. Telefon ya da laptop yenilemek için 5 yıl beklemenizde fayda var. Eğer sanal adres kullanıyorsanız aldığınız mobilyaları (masa, sandalye, kitaplık…) gider göstermeden önce muhasebecinize danışınız.
Banka Komisyonları (Banking Commusions): Banka kartlarınızın aidatları, kullandığınız banka ya da ödeme platformlarının aidatları, yaptığınız ödemelerde çıkan masraflar tek bir başlık altında toplanabilir.
Yemekler (Meals): IRS, iş yemeği masraflarını yakından inceler. İster öğle yemeği toplantısı ister seyahatle ilgili yemek olsun, yemek masraflarının yalnızca %50’sini düşebilirsiniz. Ayrıca Türkiye’den çalışıyorsanız günde bir(1) kez öğlen yemeği masrafınızı haftada 5 kez yazabilirsiniz. Yazarken de Türkiye’deki öğlen yemeği fiyatlarına göre bir masraf gösterebilirsiniz. Günlük 5USD-10USD civarı ödemeler sorun teşkil etmeyecektir.
Vergiden düşülebilir yemek masrafları örnekleri:
Eğitim, kongre, ticari fuar veya konferans için seyahat ederken yenilen yemekler.
Potansiyel müşteriler veya iş ortaklarıyla tanışmak için seyahat ederken yenilen yemekler
Şehir dışında bir mülkü veya yeri kontrol etmek için seyahat ederken yemekler
Yemek kesintilerine ilişkin en son kurallar için her zaman IRS web sitesine bakın.
Organizasyon Aidatları (Organization Dues) : Bir ticaret odasının veya başka bir iş birliğinin parçasıysanız bu önemlidir vergiden düşebilirsiniz. Ancak hobi grupları ve sosyal kulüplerin ücretlerini düşemezsiniz.
Profesyonel Hizmet (Professional Fees): Yeminli mali müşavir (CPA), vergi danışmanı, pazarlama danışmanı veya başka bir profesyonelin hizmetlerinden yararlanıyorsanız bu kategoriyi kullanın.
Teknoloji (Technology) : Fiziksel POS cihazı, sanal Pos giderleri. Muhasebe yazılımı (quickbooks, wave, zoho xero…) E-ticaret ile ilgili yazılımlar, çeşitli database üyelikleri için yaptığınız giderler bu kategoride değerlendirilebilir.
Seyahat Giderleri (Travel Expenses): Yakından incelenen bir diğer işletme gideri kategorisi. Sizi şehir veya bölge sınırlarının dışına çıkaran iş seyahatlerinin yanı sıra uçak bileti, otel ve yemek gibi ilgili maliyetleri belgeleyin.
İletişim (Communication): Şirketiniz ABD’de bir sanal ofise kayıtlı ise gaz, elektrik ve su faturası ödemeyeceksiniz ve vergiden de düşemezsiniz. Türkiye’deki internet ve telefon faturalarınızı şirket hesabından ödeyip iş için kullandığınızı açıklayabilirsiniz. Skype talkyou gibi uygulamalardan ABD kodlu telefon numarası aldıysanız bunların giderini de bu kategoride yazabilirsiniz.
Kargo ve postalama: Posta ve nakliye maliyetleri, teslimat hizmeti ücretleri ve posta kutusu kiralama maliyetleri dahil olmak üzere düşülebilir iş giderleridir. Bu giderler, şirketin temel işlevlerini yerine getirme kabiliyetine katkıda bulunuyorsa düşülebilir sayılır. Örneğin bir şirket, üçüncü taraf bir sipariş karşılama merkezinde posta kutusu kiralama ve nakliye masraflarını düşebilir.
Yukarıdaki kategoriler şirketinizin olağan ve gerekli harcamalarıdır. Bir harcamanın gerekli olması için zorunlu olmasına gerek yoktur. Sizin de eğer yukarıdaki kategorilere girmeyen ancak şirketiniz için gerekli olduğunu düşündüğünüz harcamalarınız varsa profesyonel muhasebecinize danışınız.
Şirketinizde vergiden düşeceğiniz en temel gider ise ürün maliyeti (cost of goods) olacaktır. Yukarıdaki kalemler sizin yaptığınız satıştan kazandığınız karı dolaylı yoldan etkilerken ürün maliyeti direkt olarak etkilemektedir. Doğal olarak 100% gider olarak göstereceksiniz. Ürünleri hazır olarak satın alıyorsanız, ürünü tedarikçinizden alıp müşteriye ulaştırana kadar yaptığınız tüm masraflar ürün maliyetidir. Mal bedeli, nakliye, paketleme, indirme, yükleme, liman masrafları, gümrük masrafları, ara depo, müşteriye gönderilirken oluşan kargo masrafı bu kategoride değerlendirebiliriz. Kendi iş modelinize göre isterseniz bu kalemleri alt kategoriler halinde tutabilirsiniz.
GİDER GÖSTERİLEMEYEN HARCAMALAR
Şimdi bir de neleri gider gösteremeyiz ya da gri bölgede kalıyor dikkat etmeliyiz onlar hakkında konuşalım.
Eğlence (Entertainment): 2018 itibarıyla şirket aktiviteleri giderleri artık vergiden düşülemez. Çalışanlarınızla ve ortaklarınızla birlikte bir etkinlik yaparsanız bu harcamaları vergiden düşemeyeceğiniz için, bunları yemek ve seyahat gibi maliyetlerden ayırmak isteyeceksiniz.
Türkiye’deki aracınızın her gün kullandığı yakıtı yazmamalısınız. ABD’de işe gidip gelirken kullanalan yakıt dahi vergiden düşülmüyor. Sadece mal taşımak için ya da iş sebepli yapılan seyahatlerin yakıt masraflarını gider olarak yazabilirsiniz.
Diyelim ki ABD’deki şirketinizin banka kartı ile Türkiye’de alış veriş yapıyorsunuz. Bu yaptığınız harcamalar kişisel olduğu için Personal Expense (Şahsi Harcama) olarak kategorize edilmelidir ve vergiden düşülemez.
ABD’deki şirketinizin banka hesabından kendi şahsi hesaplarınıza (Türkiye’deki ya da ABD’deki) para gönderdiğinizde bu parayla ne yaptığınızdan bağımsız olarak gider gösteremezsiniz. Örneğin: Türkiye’deki hesabınıza gönderdiğiniz para ile toptancınıza elden ödeme yaptınız. Bunu kanıtlayamayacağınız için vergi matrahından düşemezsiniz ve daha fazla vergi ödemenize sebep olur. Bu sebepten Türkiyede’ki ödemelerinizi ABD’deki şirketinizden fatura karşılığı Türkiye’deki tedarikçilerinize yapmanız vergisel açıdan daha faydalı olacaktır.
Siyasi bağışlar veya lobi faaliyetleri
Bir şirket, belirli bir siyasi adaya veya belirli bir yasa tasarısı için lobi faaliyeti yürüten bir ittifaka bağışta bulunabilir. Hayır kurumlarına yapılan bağışlar vergiden düşülebilirken, siyasi adaylara yapılan bağışlar ve lobi faaliyetlerine harcanan paralar vergiden düşülemez bir giderdir.
Vergiler
Federal gelir vergilerini, emlak ve intikal vergilerini veya eyalet miras, ve veraset vergilerini düşemezsiniz.
Daha önce de belirtildiği gibi yukarıda örnek olarak verilen giderler sizin şirketinizde olmak zorunda değildir. Giderlerinizi kategorilere ayırırken en başında da IRS’den alıntı yaparak belirtildiği gibi, öncelikli olarak kendi iş modelinizi göz önünde bulundurarak harcamalarınızın işiniz için yapıldığına kendiniz karar vermelisiniz. IRS’in istediği kategorilere ayrılmış bir şekilde muhasebenizi tutarsanız beyan döneminde muhasebeciniz de zorluk yaşamadan beyanları daha kısa sürede IRS’e bildirecektir.
Kaynak: